代表の独り言
1日の仕事の効率は、就業前に1日のシミュレーションができてるかどうかで決まる。
「テキパキ仕事をこなしたいのに、効率よく進められない…」日々の仕事で、そんな風に感じたことはありませんか？
仕事を効率的に遂行できるか否かは、実は就業前に決まっていると私は思います。
今回は、「仕事の効率アップを図るための事前シミュレーション」について私なりの考えをお届けします。
仕事の効率をもっとよくしたいとお悩みの方にとって参考になれば嬉しいです。
効率が悪い人は事前準備ができていない
効率的に仕事ができるか否か。この明暗を分けるものとして、「段取り」が広く知られています。
段取り八分・仕事二分という言葉もある通り、仕事の効率は事前の段取りの良し悪しで８割方が決まるといわれます。
助走なしに高跳びをしても成果が望めないのと同じく、事前準備なしにいきなり仕事に取り組んでも思った成果は得られないということですね。
シミュレーション不足が非効率を引き起こす
事前シミュレーションをせず出たとこ勝負で仕事に取りかかる人には、こんな非効率的な動きが見られます。- 優先順位が高くない作業から手をつけ始める。
- 必要な商品や書類などを見つけることができず、行きつ戻りつする。
- 時間に追われて焦りが生じ、ケアレスミスを起こす。
シミュレーション不足の人は、「仕事の全体像が掴めない」という状況に陥りやすい傾向があります。
その結果、必要な部署・必要な人とのコミュニケーションが手薄になるという問題も起こりやすくなります。
報連相の不足により周囲の仕事が止まることもある
仕事において、報連相（報告・連絡・相談）がとても重要だというのはよく聞く話ですよね。報連相に抜けや遅れが生じると「あの件、どうなったんだろう…」「連絡まだかな…」など、職場の人たちは不安になります。
- 同じプロジェクトに携わっている人
- 自分が担当している作業の次の行程に携わる人
- 上司・先輩・他部署の人
報連相の漏れによって職場の誰かを連絡待ち状態にさせてしまい、場合によってはその人の仕事が進まなくなることもあります。
事前シミュレーションで効率が上がる理由
仕事に取りかかる前に綿密にシミュレーションをしておけば、多くの仕事を効率的に推し進めることが可能になります。何故なら就業前にシミュレーションをしておくと、本来持っている自分の能力や経験値が発揮しやすくなるからです。
予想外のことが少なくなる
全く予期していなかったことが起こると、人はパニック状態に陥りやすくなります。今日は暖かそうだと思って薄着で出かけ、急激に冷え込んだだけでも「えーっ！どうしよう…」となるぐらいですので、人間は予想外のことに弱いといえるでしょう。
就業前に入念なシミュレーションをしている人は、「予想外の出来事」を最小限に収めた上で仕事に臨むので、慌てることが少ないのです。
リカバリー対応が早くなる
職場では急な変更が必要にあったりトラブルに見舞われることがよくあります。事前にいざというときのことまで想定し備えておくと、スムーズに対応することができます。
タスクの漏れ・忘れを防げる
人は複数の仕事に追われたり納期に追われるなど、忙しくなるとうっかりミスが多くなります。ミスが増えれば当然ながら仕事の効率は悪くなります。
事前にシミュレーションをしておけば、リマインダーを設定するなどの予防策も考えられます。
報連相がスムーズになる
事前にシミュレーションしておくと、自分の仕事だけでなく全体の仕事の流れも見えやすくなります。- 「上司は〇時から会議があるから、午前のうちに連絡しておこう」
- 「Aさんからのレスポンスが遅れた場合は、Bさんに相談して対応に協力してもらおう」
想定力が身につく
シミュレーションと実働の経験値によって、想定力は日々磨かれていきます。したがって、日頃から事前シミュレーションで頭を鍛えている人は、定型業務の流れだけでなく「いつ起こり得るかも知れない難局やハプニング」もある程度想定できるようになります。
予め様々な予測が立っていれば、優先順位を読み間違えて右往左往したりパニックに陥ったりせずに済みますね。
就業前のシミュレーションの４つのポイント
では実際に就業前のシミュレーションはどのように進めていけば良いのでしょうか。ここではシミュレーションのポイントをご紹介します。
①一番忙しい状況を想定する
仕事には、事がスムーズに運ぶとは限らないという前提があります。一番忙しい状況をシミュレーションしておくと、不測の事態や緊急の仕事が飛び込んできたときに焦らず対応することが可能になります。
②質と量の観点から優先順位を決める
効率的な仕事の進め方を組み立てるときは、優先順位の高さにばかり気を取られないことが必要です。- Aというプロジェクトに緊急性があったとしても、作業時間が短くて済むようであれば優先順位をワンランク下げる。
- 量的にかなり時間がかかりそうなBのプロジェクトに手を付け始める。
複数のプロジェクトを担当しているような場合はそれぞれの仕事の「質」と「量」を考慮することが重要となります。
③ 他のメンバーの仕事もシミュレーションする
仕事を効率よく進めるためには、自分以外のメンバーの仕事についても可能な限り想定しておくことが大切です。仕事における成果というのは職場全体で目指しているものですね。
したがって、他の人の進捗状況が自分の仕事に影響することは多々あります。
日頃から全体を見渡しておけば、トラブルが起こる前に必要な手を打つことが可能になります。
④誰にどんなタイミングで報連相すべきかを考える
報連相に漏れや遅れが生じると、仕事を一時中断して対応に追われたり、職場の人たちに迷惑がかかるなどの問題が起こります。報連相についてシミュレーションするときは、以下のように「誰に」「どんなタイミングで」声をかけるべきかまで考えておくようにします。
- 朝一番に同じチームの人たちに連絡事項を伝えておこう。
- 最終責任者には途中段階で中間報告のメールをしておこう。
- 仕事が完了したら、念のために別部署の人にも一言報告メールを入れておこう。
スピードだけを追い求めても成果は出ない
人件費を始めあらゆる無駄をカットするのが当たり前の時代において、仕事はスピード勝負です。少数精鋭で仕事を回さなければならないという条件の下、多くの職場で「早くして」「急いで」などの言葉が飛び交っています。
しかしどんなに本人にやる気があったとしても、事前準備なしにスピードアップを図ると、その人が本来持っている能力は発揮しにくくなります。
気持ちや気合いでスピードに乗ろうとすると、焦りが加速してしまうからです。
子供の運動会で、気合いだけで走ろうとしたお父さんが転ぶのを想像するとわかりやすいかと思います。
事前準備を怠った頭や体は、然るべきタイミングで急に効率的に動いてはくれないのです。
