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代表の独り言

時間の管理が上手な人は仕事で必ず結果を残す!1日24時間を有効に使うには?

時間管理や計画の重要性に関する話題は、多くの社会人にとって耳タコかも知れません。

「仕事は段取りで決まる。」

「効率的に仕事を遂行する人は、時間の管理が上手い。」

…そんなの知ってるし!わかりきった話だし!と言いたくなるほど、よく聞く話題…。

しかし今回はあえて、時間管理と計画の重要性について私なりに掘り下げてみたいと思います。

何故か?

わかりきっていることと、わかったつもりになっていることを整理するためです。

そして、上手な時間の管理というのは仕事の枠内だけでなく、プライベートや人生全体にも生かしていけるものだと思うからです。





無計画に仕事をする人なんているの?

「計画力がある人は仕事ができる。」

「段取りが命。」

これらは、物事を効率的に進めるには計画が物を言うということを示しています。

他には「段取り八分、仕事二分」という言葉もあります。

しかし社会には、当たって砕けろ式に無計画に仕事に取り組む人なんてそう多くはいません。

バイトでも短時間のパートでも何らかの形で働いていれば、段取りの必要性ぐらいわかります。

どんな人も、その人なりに計画を立ててから仕事に臨んでいるはず。

…なのに「あの人は仕事ができる人だ」という高評価を得られる人は少数で、片や「普通」もしくは「仕事のできない人」という評価の人がたくさんいる。

考えてみると不思議な話ですね。





時間の管理ができなければ、段取り上手にはなれない

仕事ができる人の計画と他とを比較したとき、大きな違いの一つに「現実味」があります。

立てた計画が現実的なのか、それとも現実からかけ離れているかという違いです。

現実的な計画を立てる上で大きな鍵を握っているのは、「時間の読み」です。

・自分には1時間でどの程度の作業ができるのか。

・1週間あればこの仕事はどこまで遂行できそうか。

この読みができる人は、職場がパニック気味になっているときでも比較的平常心に近い精神状態でいられます。

「もしかして間に合わないんじゃないか」という恐れに気を取られないからですね。

「この仕事は必ず今日中に終えられる」という読みに確信が持てると、焦りはなくなります。

また、時間を読みながら計画する能力は、予定外の仕事が飛び込んできたときにも汎用できます。

お客さまからクレームが入ったなど何らかのトラブルがあった場合は、頭の中で対応にかかる時間の計算をします。

普段から地に足の着いた計画が立てられている人というのは、いざというときには即興音楽家のようなスピード感で、計画即実行ということをやってのけます。

時間の読みが外れた場合は、計画と実行との間に「誤差」が生まれます。

誤差が大きい場合は、現実離れした計画を立てたということになります。

・いまいち使いにくい計画書

・全く使えない計画書

こんなものを作っていては、「仕事ができる人だ」と言ってもらえるわけがないと思います。





計画のおさらい

計画…というのは、5W2Hに沿って立てていきますね?

・When:いつ(いつからいつまで)

・Where:どこで

・Who:誰が

・What:何を

・Why:何故

・How:どのように

・How many, How much(どの位・いくら)

ちなみに英語圏では順序が変わります。

海外で働いた経験を持つ人であれば、早口言葉のようなスピードで“Who-What-When-Where-Why? and How?”と詰め寄る人を一度くらいは見かけたことがあるのではないでしょうか。

「誰が」という主語が一番に来るあたり、やっぱり英語圏だなという感じがしますね。

話を戻して、日本で一般的に使われている5W2Hでは、「いつ」が冒頭に来ています。

日本人は徹底的に時間を守る民族として有名です。

延滞や遅刻が少ないことは世界で高く評価されていますが、「時間順守が当たり前」という感覚を皆が持っているこの国で、さらに一歩リードして能力を発揮する人というのは、まるでスペシャリストのように時間の管理が上手いということになります。

時間の名手みたいなものですね。





「べき論」って続けにくい…

「なるほど!上手に時間の管理ができれば、より効率的に仕事を進められるのか!」

日々の仕事に前向きに取り組んでいる人ほど、「私も段取り頑張ろう」「時間管理を徹底しよう」という気持ちにも即座に火がつくかと思います。

仕事における上手な時間の管理法や、計画の立て方に関してはたくさんのテキストや書物がありますので、ここではあえて事細かにハウツーには触れません。

時間の効率化、PDCAサイクルなどの文献を当たるのも一つです。

自分の人生を豊かにしたい。

もっと充実した毎日が送りたい。

…誰しもが思うことですね。

そして、時間が大事だということも大人は皆痛感しています。

だから心の中で自分を叱咤激励したり、自らの行動を管理しようと試みたりするわけですね。

ウサギとカメの徒競走の物語に表されているように、家に帰ってだらだらとスマホいじりなんてしてしまっては、時間というのは瞬く間に過ぎ去ります。

・計画的に時間を過ごすべき。

・嫌なことから先にすべき。

お尋ねしてみたいのですが…。

勤務時間内は別として、家に帰ってまで「べき論」でセルフコントロールするのって、気持ち的にきつくないですか?

それって本当に充実したプライベートひいては豊かな人生につながるのでしょうか。

自分の行動を「何のためにコントロールするのか」という目的にワクワクできなければ、家に帰ってまで時間を管理したくない…。だらだらしたい…。

となるのが人間というものです。

プライベートにおいても上手な時間の管理を目指し、それを長期継続させるには、こんなことがしてみたい・こういう資格が取りたいなどの強い「動機」が必要です。

私は時間があったらこんな風に過ごしたい。

今チャンレンジしたいことがある。

もっと時間が欲しい。

そう強く思えるものがあれば、自分の行動というものは固い意志によってコントロールできるようになります。

仮に1日あたり5~6時間フリーな時間が得られたとしたら、あなたは何がしたいですか?

must(have to)ではなくwant toで考えたとき、あなたの心には何が浮かぶでしょうか…。



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